Durch Kooperation zum Standortprofil
Fallbeispiel Weimar

Servicezentrum Liegenschaften

 
 
Vor dem Hintergrund einer landesweiten Initiative in Thüringen legten im Jahr 2003 die Bauhaus-Universität Weimar und die Hochschule für Musik Franz Liszt Weimar ihre beiden Abteilungen für Bau- und Liegenschaftsmanagement zu einem gemeinsamen Servicezentrum Liegenschaften zusammen. Mit seinen rund 40 Beschäftigten erledigt es jegliche Aufgaben von der Schlüsselverwaltung über Handwerkerleistungen bis zum Baumanagement zentral für beide Hochschulen.

Ausgangssituation und Genese

Nach Thüringer Rechtslage obliegen den Hochschulen der Bauunterhalt und die Instandsetzung innerhalb bestimmter Wertgrenzen. Zudem beinhaltet das Gesetz seit 2007 eine Erprobungsklausel, wonach die Zuständigkeiten für Grundstücks- und Bauangelegenheiten auf Antrag auf die Hochschulen übertragen werden können. Danach wurde drei Universitäten im Freistaat die Bauherreneigenschaft übertragen, darunter der Bauhaus-Universität Weimar bis zu einem Bauvolumen von bis zu 500.000 Euro, im Einzelfall bis zu 1 Million Euro. Landespolitisch wird aktuell geprüft, inwiefern der Hochschulbau insgesamt von der landeseigenen Baubehörde (Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr – TLBV) auf die Hochschulen übergehen kann.

Das Land Thüringen startete Anfang der 2000er-Jahre eine Initiative für mehr Effizienz im Thüringer Liegenschaftsmanagement und gründete am 1. Januar 2000 den rechtlich unselbstständigen aber erwerbswirtschaftlich tätigen Landesbetrieb Thüringer Liegenschaftsmanagement (THÜLIMA). Zentrale Aufgabe ist die Bündelung der unterschiedlichen Zuständigkeiten im Bereich des Immobilienmanagements innerhalb der Landesverwaltung. Die Hochschulen sind allerdings grundsätzlich aus dem Leistungskatalog der THÜLIMA ausgenommen. Der Grund für die administrative Sonderstellung der Hochschulen liegt in einer hauptsächlich vom Wissenschaftsministerium geführten Argumentation, dass die Hochschulen so spezifische Anforderungen an das Bau- und Liegenschaftsmanagement unter anderem hinsichtlich der Beschaffung, Installation und Instandhaltung von Großgeräten sowie von hochtechnisierten Laboren oder Unterrichtsräumen stellen, dass sie nicht aus einer landeszentralen Servicestelle bedient werden können. Als Alternative zur Versorgung über die THÜLIMA wurde zwischen dem Wissenschaftsministerium und den Kanzlern der Bauhaus-Universität Weimar (BUW) und der Hochschule für Musik Franz Liszt Weimar (HfM) die Idee entwickelt, das gemeinsame Servicezentrum Liegenschaften durch eine Zusammenlegung der Abteilungen für Bau- und Liegenschaftsmanagement der beiden Hochschulen zu gründen.

Damals wie heute bietet sich die Zusammenarbeit für beide Weimarer Hochschulen insofern an, als dass sie neben der räumlichen Nähe weder aufgrund ihrer Größe noch in ihrer Fachausrichtung in Konkurrenz zueinander stehen. Während die BUW, spezialisiert auf den kreativ-technischen Bereich mit den vier Fakultäten Architektur und Urbanistik, Bauingenieurwesen, Kunst und Gestaltung sowie Medien, über 4.000 Studierende zählt, sind an der musikalisch/musikwissenschaftlich ausgerichteten HfM derzeit circa 900 Studierende eingeschrieben.

Für die kleinere HfM, die in historischen, denkmalgeschützten Gebäuden arbeitet, ergab sich sogar die Notwendigkeit, mit der BUW im Bereich des Bau- und Liegenschaftsmanagements zusammenzuarbeiten: Nachdem im Zuge der Wiedervereinigung die Sanierung der Gebäude der HfM im Jahr 1999 abgeschlossen war, ergab sich ein deutlich höherer und komplexerer Handlungsbedarf bei der Bewirtschaftung und Instandhaltung der neuen, hochtechnisierten Gebäude. Durch die Kooperation mit der größeren BUW, die nach der Zusammenlegung über mehr Infrastrukturen inklusive Personal und Know-how verfügt, kann sie diesem Handlungsbedarf nachkommen.

 

Beschreibung der Kooperation

Vor Zusammenlegung der beiden Bau- und Liegenschaftsabteilungen wurde die HIS GmbH (heute DZHW) von den Hochschulen damit beauftragt, eine Analyse zu der beabsichtigten Kooperation als Entscheidungsgrundlage zu erstellen. Für die Zusammenführung sprach insbesondere, dass die Kompetenzen, welche die Hochschulen mit ihrem vorhandenen Personal in die Kooperation einbrachten, weitgehend komplementär zueinander waren. Zum Beispiel konnte die HfM einen Ingenieur für Versorgungstechnik stellen, dessen Qualifikation die BUW dringend benötigte und dessen Stelle sie ohne Kooperation hätte ausschreiben müssen.

Die fachlich komplementären Qualifikationen verhinderten eventuell notwendige Konsolidierungsmaßnahmen und damit Konkurrenzen zwischen den Mitarbeitern. Es wurden keine Personalstellen gekürzt und keine Kündigungen vorgenommen. Um dennoch möglichen Konflikten seitens der Mitarbeiterschaft zu begegnen, waren von Beginn an neben dem Wissenschaftsministerium und den Hochschulen die Personalräte der beiden Hochschulen in die Gründung involviert. Mit Dezernatsleitern und Kanzlern fanden gemeinsame Workshops statt, für Mitarbeiter gab es eine Einführungsveranstaltung kurz vor der Gründung des Servicezentrums Liegenschaften.

Das Servicezentrum Liegenschaften ist verantwortlich für das gesamte Management der Liegenschaften und Gebäude mit allen betriebstechnischen Anlagen der beiden Hochschulen. Dazu gehört zum Beispiel das technische Gebäudemanagement mit der Instandhaltung der Heizungs-, Lüftungs- und Sanitäranlagen sowie der Elektrik. Weiterhin übernimmt das Servicezentrum das infrastrukturelle Gebäudemanagement mit allgemeinen Hausdiensten wie Handwerkerleistungen, die Hausmeisterei, die Poststelle, die Schlüsselverwaltung, Reinigungs- und Entsorgungsservices sowie Transport- und Fahrdienste.

Das Servicezentrum erbringt zudem die Leistungen des kaufmännischen Gebäudemanagements mit der Haushaltsplanung sowie der Organisations- und Personalentwicklung für diesen Bereich. Darüber hinaus führt es die Bauunterhaltung der Liegenschaften durch. Bei Baumaßnahmen von mehr als 500.000 Euro vertritt es die Interessen beider Hochschulen gegenüber dem Bauherren, dem Landesamt für Bau und Verkehr. Baumaßnahmen von weniger als 500.000 Euro, wie zum Beispiel Sicherungsmaßnahmen für das Hochschularchiv oder der Einbau und die Aufschaltung von Gebäudeleittechnik, führt das Servicezentrum selbst durch. Es übernimmt die fachliche Betreuung und finanzielle Abwicklung. Über das Servicezentrum erfolgen Ausschreibungen zur Beschaffung von Gerätschaften und Dienstleistungen in den Bereichen des technischen und infrastrukturellen Gebäude- sowie des Baumanagements für beide Hochschulen. Die Maßnahmen werden je Hochschule getrennt abgerechnet.

Bei der Leistungsdurchführung wird nicht nach den Hochschulen getrennt gehandelt. Die Anfragen laufen zentral im Servicezentrum ein und werden je nach Kapazitäten und Kompetenzen von den Mitarbeitern beider für beide Hochschulen bearbeitet.

Zwingende Voraussetzung für das hochschulübergreifende Management der Liegenschaften ist die räumliche Nähe der Mitarbeiter. Sicherlich von Vorteil ist darüber hinaus die räumliche Nähe beider Hochschulen am Standort Weimar. Die Leistungen im technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement, wie beispielsweise an  Forschungsgerätschaften, können so grundsätzlich schnell und vor Ort erbracht werden.

 

Organisationsstruktur

Das Servicezentrum gliedert sich in die drei Referate Bau und Transport, Hausdienste, Betriebstechnik und das Sachgebiet Liegenschaftsverwaltung. Seit Gründung ist es in einem gemeinsamen Gebäude untergebracht. Lediglich die Hausmeister sind an ihren jeweiligen Einsatzorten in den Hochschulen verblieben.

Die mehr als 40 Mitarbeiter sind entweder an der BUW oder an der HfM angestellt. Bereits bei der Gründung wurde darauf geachtet, dass der Leiter des Servicezentrums von der BUW und sein Stellvertreter von der HfM gestellt wird. Zudem werden die Positionen der Referatsleiter je nach Fachkompetenz von Mitarbeitern entweder von der BUW oder von der HfM eingenommen. Dies gilt ebenfalls für die Besetzung der Referate.

Trotz der vertraglich eindeutigen und disziplinarischen Zuordnung zur jeweiligen Hochschule betrachtet der Leiter des Servicezentrums die Kanzler beider Hochschulen als seine Fachvorgesetzten. Sie treffen sich regelmäßig mit jedem Kanzler, entweder einmal monatlich oder einmal wöchentlich. Bei Bedarf erfolgen gemeinsame Sitzungen.

 

Ressourcen und Vertrag

Für die dargestellte Zusammenarbeit der beiden Weimarer Hochschulen wurde 2003 ein zunächst bis 2005 befristeter Kooperationsvertrag geschlossen, der nach der Anlaufphase entfristet wurde. In ihm findet sich unter anderem die Absichtserklärung, dass für die Gründungsphase keine Personalstellen durch die Verschmelzung gekürzt werden. Zudem beinhaltet er die Regelungen zu einem gemeinsamen Haushalt mit einem aktuellen Volumen von circa 6,1 Millionen Euro pro Jahr für Sach-, Gebäudebewirtschaftungs- und Bauunterhaltskosten. Dieser wird über die Bauhaus-Universität Weimar verwaltet. Der Haushaltsanteil der Hochschule für Musik FRANZ LISZT Weimar wird vom Land direkt der BUW zugewiesen. Der Anteil der HfM am Gesamtbudget liegt bei circa 15 Prozent. Transparenz über die Mittelverwendung wird über einzelne Kostenstellen erreicht. Die HfM erhält pro Quartal von der BUW einen Bericht über die Mittelverwendung.

Die Personalkosten inklusive Reisekosten werden direkt dem jeweiligen Hochschulhaushalt zugerechnet, ohne dass eine Zuordnung zu einer bestimmten Kostenstelle innerhalb des Servicezentrums erfolgt. Da die HfM deutlich weniger Studierende als die Bauhaus-Universität Weimar einschreibt, bringt sie einen entsprechend geringeren Anteil von circa 15 Prozent der Personalressourcen ein.

Das zuständige Wissenschaftsministerium sowie die beiden Hochschulsenate fordern regelmäßige Finanzberichte über das Servicezentrum durch den jeweiligen Kanzler ein. Nach Aussage der befragten Hochschulangehörigen stärkt eine nach Hochschulen getrennte Darstellung der Mittelverwendung die hochschulinterne Akzeptanz des Servicezentrums.

 

Nutzen

  • Ohne die Kooperation könnte die im Vergleich zur BUW kleinere HfM dem gesteigerten Anforderungsbedarf im Bau- und Liegenschaftsmanagement seit den Sanierungsmaßnahmen Ende der 1990er-Jahre nicht in diesem Umfang nachkommen.
  • Die Prozesse im Bau- und Liegenschaftsmanagement sind jüngst durch die EU-Gebäuderichtlinie zur Verbesserung der Energieeffizienz und die EU-Vergaberechtsreform deutlich komplexer geworden. Die beiden Hochschulen können durch die Kooperation gemeinsam das notwendige spezifische Know-how beispielsweise bei der Vergabe öffentlicher Aufträge und Dienstleistungen gewährleisten.
  • Durch die Nutzung der Ressourcen und Kompetenzen der jeweils anderen Hochschule wird der Aufbau von Doppelstrukturen im Bau- und Liegenschaftsmanagement vermieden.
  • Der gemeinsame Fahrdienst ermöglicht eine höhere Auslastung und kann durch gute Koordination Belastungsspitzen abfangen, die vorher fremd vergeben werden mussten.
  • Bestimmte Instandhaltungsgerätschaften, Fahrzeuge oder Spezialwerkzeuge müssen nur einmal angeschafft werden; aufwendige Ausschreibungsverfahren erfolgen nur einmal.