Qualitätsmanagement an der Hochschule Fulda

Die Modellierung der Qualitätsprozesse, die Einführung eines Verbesserungs-

managements, der Aufbau des strategischen Regelkreises sowie die

Identifikation von Kennzahlen sind Themen des QM-Projekts in Fulda.

Aus dem Zwischenbericht des Projekts für den Zeitraum Januar bis Dezember 2008 (Download in der rechten Spalte): Was hat die Hochschule bisher von ihrem Projekt umgesetzt? Welche Ergebnisse wurden bisher erzielt?

Stand der Prozesse

Ca. 25 Prozent der Prozesse wurden in der ersten Phase des Projektes auf Basis der Zielvereinbarungen mit dem HMWK priorisiert. Diese Prozesse sind inzwischen modelliert und freigegeben. In der nun anschließenden zweiten Phase erfolgte eine Priorisierung der Prozesse vor dem Hintergrund einer baldigen Systemakkreditierung. Hiervon sind ungefähr die Hälfte modelliert und freigegeben oder befinden sich in der Entwurfs- bzw. Freigabephase.


Partizipative und bedarfsorientierte Methode der Prozessmodellierung

An der Hochschule Fulda  werden die Prozesse von den Prozessverantwortlichen (PV), gemeinsam mit der Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), in Kooperation mit einem Prozessteam erstellt. Das Prozessteam setzt sich zusammen aus dem PV, den wichtigsten Prozessbeteiligten, den Anspruchsberechtigten (Kunden) und der QMB. Dabei wird zunächst ein Entwurf des SOLL-Prozesses mit dem/der PV erarbeitet. Sehr wichtig ist der bedarfsorientierte Ansatz: Vor der Aufnahme der SOLL-Prozesse werden die Anspruchsberechtigten nach den erforderlichen Leistungen des Prozesses und nach den auftretenden Unzulänglichkeiten befragt. Ausgehend hiervon wird der Prozess in einer Weise festgelegt, dass mit minimalem Ressourcenaufwand die erwünschte hohe Qualität der Leistung erbracht werden kann.

Gleichzeitig wird mit dem Prozessteam das Prozessstammblatt erarbeitet, wodurch der kontinuierliche Verbesserungsprozess verankert wird. Im Prozessstammblatt werden die Prozessstandards, die Ergebnisse (aus Sicht der Anspruchsberechtigten), die Indikatoren zum Erreichen bzw. Nicht-Erreichen der Prozessziele und das Monitoring festgehalten. Die Freigabe erfolgt durch ein Mitglied des Präsidiums bzw. der Abteilungsleitung. Sind die Fachbereiche überwiegend in die Prozesse involviert, wird vor der Freigabe des Prozesses dieser von den Gremien, in denen die Fachbereiche vertreten sind (z.B. erweitertes Präsidium, Kommission Studium und Lehre), freigegeben. Das Freigabeverfahren ist dadurch zwar verzögert, aber die Akzeptanz der Prozesse ist in den Fachbereichen höher.

Insgesamt ist zur Methode der Prozessmodellierung festzuhalten, dass das Verfahren aufwändig aber auch sehr lohnend ist. Die Vorgehensweise ist partizipativ und ergebnisorientiert und erhöht die Akzeptanz der MitarbeiterInnen für das Qualitätsmanagementsystems (QMS). Auch verbessert es die Kommunikation, da der Informationsaustausch nicht nur innerhalb einer Funktion, sondern bereichsübergreifend erfolgt.


Beispiele für erste Erfolge

• Berufungsverfahren: Das Berufungsverfahren an der Hochschule Fulda enthält nun klare Vorgaben bzgl. der Struktur- und Entwicklungsplanung, der Stellenausstattung usw. Dadurch wird bei der Berufung ein Bezug zu den strategischen Zielen des Fachbereichs und der Hochschule hergestellt und gleichzeitig eine Beschleunigung der Verfahren erreicht. Die Berufungsverfahren an der HFD werden nun in nur ca. 6 Monaten erfolgreich abgeschlossen.
• Prüfungsorganisation: Die HFD verfügt nun über ein einheitliches Prüfungsverfahren statt vormals acht. Jeder Fachbereich wickelte individuell seine Prüfungsorgansiation mit dem Prüfungsamt ab, dadurch entstand eine hohe Komplexität im Prüfungsverfahren.
• Einrichtung eines Studienganges/Akkreditierung/Reakkreditierung: Dieser Prozess befindet sich in der ersten Bewertungsphase. Der erste Durchlauf zeigte, dass Verbesserungspotenziale in dem Verfahren liegen.